Entreprises, vous venez de recevoir votre bilan, il est temps d’archiver certains de vos papiers !
Ok pour faire le ménage mais il faut respecter certaines durées légales de conservation, nous rappelle Laurent Ménager Expert comptable.
Le délai de conservation des archives varie selon la nature et le domaine du document concerné. Sa production sera nécessaire, comme preuve, dans l’hypothèse d’un litige avec les services fiscaux, avec un client, un fournisseur…
Documents civils et commerciaux
Au minimum 5 ans pour :
les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale,
les documents bancaires,
les documents établis pour le transport de marchandise.
Les déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans.
Au minimum 10 ans pour :
les factures clients ou fournisseurs,
les contrats conclus par voie électronique,
les correspondances commerciales telle que les bons de commande/livraison…
Enfin, les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers il faut les conserver au moins 30 ans.
Documents et pièces comptables
Au minimum 10 ans pour :
Les factures émises ou reçues,
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives
Documents fiscaux
Selon l’article L102B du livre des procédures fiscales, il faut conserver 6 ans : « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration ». Cela concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)…
Documents sociaux/juridique
Au minimum 3 ans pour :
Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration.
Au minimum 5 ans pour :
Les statuts de la société à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
Au minimum 10 ans pour :
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…).
Dossier social
Ce dossier concerne tous les documents relatifs à la gestion du personnel de l’entreprise.
Au minimum 3 ans pour :
Les charges sociales et taxe sur les salaires ainsi que tous les justificatifs liés à ces éléments.
Au minimum 5 ans pour :
Le registre unique du personnel
Les bulletins de paie (et tous les documents concernant les salaires, les primes, les indemnités et les soldes de tout compte), à compter du départ du salarié.
Les données individuelles (contrat de travail, convocation à un entretien, lettre de licenciement, etc.)
Au minimum 10 ans pour :
Les documents liés aux accidents du travail, durée de la prescription l’action en responsabilité de la victime.
Illimité pour :
La conservation de ces pièces permet notamment de prévenir un éventuel litige devant les prud’hommes.
Quels sont les risques et les sanctions en cas de non conservation de vos documents
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.
C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de [5 000 euros] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»
