Le choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) devient essentiel pour les entreprises devant se conformer à la réforme de la facturation électronique obligatoire dès 2026. Cette décision stratégique implique de comprendre les critères essentiels et les démarches à suivre pour sélectionner la plateforme la plus adaptée à vos besoins.
Facturation électronique : qu’est-ce que la PDP ?
Qui est responsable du choix de la PDP ?
La responsabilité du choix de la PDP incombe à l’entreprise elle-même. Il est indispensable que les acteurs concernés par la facturation électronique au sein de l’entreprise (directions financière, comptable, informatique, etc.) soient impliqués dans le processus de sélection.
Quels sont les critères essentiels pour choisir une PDP ?
Plusieurs critères doivent être pris en compte lors du choix d’une PDP:
- Conformité légale : La plateforme de dématérialisation partenaire doit être immatriculée par l’administration fiscale. Cette immatriculation garantit que la plateforme respecte les exigences légales en matière de facturation électronique et d’e-reporting. Pour consulter la liste officielle des PDP immatriculées sous réserve, rendez-vous sur le site impots.gouv.fr .
- Interopérabilité : La PDP doit être interopérable avec les autres PDP. Cette interopérabilité assure la transmission fluide des factures électroniques, quel que soit la plateforme utilisée par vos clients et fournisseurs.
- Formats et volumes pris en charge : Gérer les différents formats de factures électroniques (UBL, UN/CEFACT CII, Factur-X, etc.) et les volumes de factures émis et reçus par votre entreprise.
- Fonctionnalités avancées : Certaines plateformes offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que l’automatisation des processus, la gestion des relances, le suivi des paiements, l’intégration avec les logiciels de comptabilité et l’archivage sécurisé des factures.
- Sécurité des données : Enjeu majeur : la sécurité des données échangées, notamment en matière de protection des données personnelles (RGPD) et de conformité aux normes internationales telles que l’ISO 27001.
- Facilité de prise en main : Il est essentiel de choisir une plateforme intuitive, avec une interface bien pensée et un tableau de bord regroupant les informations essentielles. La PDP doit simplifier le quotidien de vos collaborateurs et faciliter leur transition vers la facturation électronique.
- Accompagnement et formation : Privilégiez une PDP qui propose un accompagnement personnalisé, des outils pédagogiques et des formations en ligne pour faciliter la prise en main de la plateforme par vos équipes.
- Coût : Comparez les tarifs des différentes PDP et choisissez une solution adaptée à votre budget. Certaines PDP proposent des offres modulaires, ajustées à la taille de votre entreprise et au volume de factures à traiter.
Comment s’y prendre pour choisir sa PDP ?
Voici les étapes à suivre pour choisir votre PDP :
- Évaluez vos besoins : Analysez vos processus de facturation existants, vos volumes de factures, vos besoins en termes de fonctionnalités et vos contraintes budgétaires.
- Informez-vous : Consultez la liste des PDP immatriculées par l’administration fiscale et renseignez-vous sur leurs offres et leurs services.
- Demandez des démonstrations : Contactez les PDP qui vous intéressent et demandez des démonstrations de leurs plateformes. Cela vous permettra de tester les fonctionnalités, l’ergonomie et la facilité d’utilisation de chaque solution.
- Testez les plateformes : Si possible, profitez des offres d’essai gratuit proposées par certaines PDP. Cela vous permettra de vous faire une idée plus précise de la plateforme et de son adéquation avec vos besoins.
- Consultez les avis clients : Recherchez des avis et des témoignages d’autres entreprises ayant utilisé les PDP que vous envisagez. Cela vous donnera un aperçu de la qualité du service client et de la fiabilité de chaque plateforme.
- Prenez votre décision : Une fois que vous avez évalué toutes les options, choisissez la PDP qui répond le mieux à vos besoins et à vos contraintes.
Bien que la réforme n’entre en vigueur qu’à partir de 2026, il est fortement recommandé de commencer à se préparer dès 2025. Anticiper vous permettra d’intégrer progressivement les outils de facturation électronique, de sécuriser la conformité et d’optimiser vos processus internes bien avant les échéances légales.
