La conservation des documents comptables est une obligation légale pour les entreprises, permettant de garantir la transparence financière et de faciliter les contrôles fiscaux. En 2023, les règles de conservation des documents comptables ont évolué, et il est essentiel de se tenir informé des nouvelles obligations. Dans cet article, nous aborderons les changements apportés par la réglementation fiscale et commerciale en matière de conservation des documents comptables.
Règlementation fiscale
La réglementation fiscale exige la conservation des documents comptables pendant au moins 6 ans. Cela inclut les livres, les registres, ainsi que les documents ou pièces justificatives sur lesquels l’administration fiscale peut exercer son droit de contrôle. Parmi les documents concernées, on peut citer :
- la cotisation foncière des entreprises (CFE)
- l’impôt sur le revenu
- l’impôt sur les sociétés
- les impôts directs locaux (par exemple : taxe foncière)
- la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
Règlementation commerciale
En ce qui concerne les commerçants et artisans, la réglementation commerciale impose la conservation des documents comptables pendant une période de 10 ans. Cette obligation s’applique aux mêmes types de documents que ceux mentionnés dans la réglementation fiscale. Il est donc recommandé de conserver les documents comptables pendant au moins dix ans pour se conformer aux exigences légales (bilan, compte de résultat…).
Si malheureusement, votre entreprise venait à être radiée, sachez que vous devez conserver vos statuts de la société durant 5 années dès la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).
Conservation des documents liés à la gestion du personnel
- Conservation 5 ans des documents essentiels pour justifier les paiements de salaires, les cotisations sociales et les informations contractuelles des employés : les bulletins de paie, les registres uniques du personnel, et les contrats de travail.
- Conservation 5 ans de toutes informations relatives aux salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte cela inclut les justificatifs de paiement, les déclarations fiscales, les documents de fin de contrat ou encore les documents concernant les régimes de retraite.
- Conservation 3 ans des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires incluant les déclarations, les justificatifs de paiement et les documents de régularisation éventuels.
- Enfin, les documents de comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation. Cela comprend les relevés d’heures de travail, les feuilles de présence et les documents de compensation des heures supplémentaires ou des astreintes.
Nouvelle règle pour les documents informatiques
La nouvelle mesure de conservation des documents comptables établis sur support informatique entre en vigueur à partir du 31 décembre 2022. Selon la loi n° 2022-1726 du 30 décembre 2022 de finances pour 2023, les entreprises doivent dorénavant conserver ces documents dans leur format informatique d’origine pendant toute la durée de conservation. Cette mesure vise à garantir l’intégrité des données et à faciliter les contrôles ultérieurs.
Pourquoi la conservation des documents comptables est-elle importante ?
Respect des obligations légales
En France, les entreprises doivent conserver leurs documents comptables pendant au moins 10 ans pour les documents produits jusqu’au 31/12/2022 puis 6 ans à compter du 1/1/2023 au titre des documents produits en 2023 et les années suivantes. Cette obligation permet de garantir la transparence financière, de faciliter les contrôles fiscaux et d’assurer la conformité aux lois et réglementations en vigueur.
Preuve en cas de litiges
En cas de litiges ou de différends juridiques, les registres comptables, les factures, les relevés bancaires et autres documents financiers servent de preuve pour démontrer l’exactitude des transactions, des paiements et des obligations contractuelles. En cas de litige commercial, fiscale ou de contentieux avec des tiers, la disponibilité de ces documents peut faire la différence entre une défense solide et une situation précaire pour l’entreprise.
Audits et contrôles facilités
Les entreprises peuvent être soumises à des audits externes ou internes, ainsi qu’à des contrôles fiscaux réguliers. Dans ces situations, la disponibilité des documents comptables est essentielle pour répondre aux demandes des auditeurs et des contrôleurs. Des registres précis et conservés de manière appropriée facilitent les procédures d’audit, réduisent les délais et minimisent les problèmes potentiels.
Simulateur en ligne
Si toutefois vous avez un doute pour la conservation d’un document, le site service-public.fr dispose d’un simulateur en ligne qui peut vous aider à déterminer les durées de conservation spécifiques des documents en fonction de votre situation : accéder au simulateur.
