Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : ce qu’il faut retenir

Qu’est-ce que la DPAE ?

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est une démarche administrative obligatoire que tout employeur doit effectuer avant de recruter un nouveau salarié. Introduite en 1993 en remplacement de la déclaration unique d’embauche (DUE), elle permet à l’employeur d’informer son intention de recruter un salarié et de remplir en une seule fois plusieurs formalités liées à l’embauche. La DPAE officialise l’embauche d’un collaborateur et atteste de la date de recrutement.

La DPAE sert à assurer la régularité de l’emploi et la protection des droits des salariés. Son objectif principal est de simplifier les démarches administratives pour l’employeur et de lutter contre le travail dissimulé. En 2023, l’URSSAF a enregistré près de 1,177 milliard d’euros de redressements pour travail dissimulé.

Concrètement, la DPAE permet de réaliser les formalités suivantes:

• L’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale et au régime d’assurance chômage (si c’est le premier salarié embauché).
• L’enregistrement du salarié auprès de la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie), en obtenant ou confirmant son numéro de sécurité sociale.
• L’adhésion à un service de santé au travail, incluant la demande d’examen médical obligatoire pour le salarié ou la visite d’information et de prévention (VIP).
• La préparation de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
• La déclaration de première embauche dans un établissement.
• La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage.
• La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.

Qui est concerné par la DPAE ?

La DPAE concerne tous les employeurs en France, indépendamment de leur secteur d’activité (industrie, commerce, services, etc.). Elle est obligatoire pour toute forme de contrat : CDI, CDD, intérim, contrat d’apprentissage ou emploi saisonnier. Même en cas de renouvellement d’un CDD sans interruption, la première DPAE reste valable. Elle doit être effectuée même si ce n’est pas la première fois que l’employeur embauche ce salarié (extra, contrat de très courte durée, etc.).

Il existe cependant des exceptions et modalités particulières:

• Particuliers employeurs: Des démarches spécifiques sont disponibles sur le site de l’Urssaf. Ils peuvent utiliser le Cesu (Chèque emploi service universel).
• Entreprises de travail temporaire: C’est l’entreprise de travail temporaire qui effectue la DPAE pour ses intérimaires.
• Adhérents à certains dispositifs simplifiés: Les employeurs utilisant le Titre Emploi Service Entreprise (TESE), le Chèque Emploi Associatif (CEA), ou le Titre Firmes Étrangères (TFE) bénéficient de procédures simplifiées qui intègrent déjà la DPAE. Le titre emploi forains (TEF) et le titre emploi simplifié agricole (TESA) pour un CDD agricole de moins de 3 mois peuvent également remplacer la DPAE.
• Stagiaires: Il n’est pas nécessaire de faire une DPAE pour un stagiaire, car ils ne sont pas considérés comme des salariés au sens du Code du travail. Cependant, une convention de stage doit être établie, et les informations relatives aux stagiaires doivent être inscrites dans le registre unique du personnel.
• Bénévoles: La DPAE ne concerne pas les bénévoles, qui ne perçoivent pas de rémunération et ne sont donc pas considérés comme des salariés.
• Intermittents du spectacle: Des modalités spécifiques existent pour l’embauche d’intermittents du spectacle.

Comment faire une DPAE ?

La DPAE est à effectuer dans les 8 jours précédant la prise de fonction du salarié embauché et obligatoirement avant l’embauche effective. Elle peut être réalisée en ligne via les plateformes Urssaf.fr ou Net-entreprises.fr. Bien que la déclaration en ligne soit recommandée, les employeurs peuvent également réaliser une DPAE au format papier en remplissant le Cerfa 14738*01 et en l’adressant par courrier ou par fax à l’URSSAF ou à la MSA. Le formulaire doit impérativement être envoyé par courrier ou rempli en ligne 1 jour ouvré avant la date de début du contrat de travail.

Préparer les informations nécessaires

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir à disposition les informations suivantes:

• Dénomination sociale de l’entreprise (ou nom et prénom pour les entreprises individuelles).
• Code APE (ou NAF).
• Numéro SIRET et adresse de l’établissement.
• Service de santé au travail dont vous dépendez. Pour consulter la liste des services de santé les plus proches, vous pouvez contacter la DIRRECCTE.
• Identité complète du salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale s’il en a un). Dans le cas d’un premier emploi, le salarié doit contacter lui-même sa caisse d’Assurance maladie pour son immatriculation.
• Date et heure d’embauche.
• Type et durée du contrat de travail.

Accéder à la plateforme en ligne

Rendez-vous sur le site de l’Urssaf (due.urssaf.fr) ou de Net-entreprises.fr. Si c’est votre première DPAE sur Net-entreprises.fr, vous devrez créer un compte employeur. Sur la plateforme, remplissez le formulaire en ligne avec les informations préparées. Vous pouvez soit saisir les données manuellement (EFI), soit utiliser un fichier issu de votre logiciel de paie (EDI), permettant de transmettre jusqu’à 100 déclarations dans un seul fichier. Après l’avoir soumise, vous recevrez immédiatement un accusé de réception électronique (EFI) ou par courriel (EDI). Conservez précieusement cet accusé de réception, il est essentiel en cas de contrôle par l’inspection du travail.

Pour les grandes entreprises gérant un grand nombre de DPAE, l’Urssaf propose un mode API pour automatiser le processus via leur logiciel de paie. Il est important de noter que si votre entreprise a fourni plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente, vous serez dans l’obligation de dématérialiser vos DPAE, sous peine d’une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

Comment annuler ou modifier une DPAE ?

Techniquement, une DPAE ne peut pas être annulée. Étant une déclaration d’intention d’embauche, elle n’oblige pas l’entreprise à recruter effectivement le salarié si l’embauche ne se concrétise pas. Cependant, si c’est une première DPAE et que l’embauche n’a pas lieu, il est conseillé d’en informer rapidement votre Urssaf afin d’interrompre l’ouverture de votre compte employeur.

Si vous constatez une erreur ou souhaitez modifier une DPAE, vous disposez d’un délai de 2 jours ouvrables après la confirmation de réception de l’URSSAF. Pour cela, il faut contacter l’URSSAF ou la MSA, par téléphone ou via la messagerie de votre espace personnel. Il est crucial de porter une attention particulière aux informations transmises, car une information incorrecte peut pénaliser le salarié dans ses droits sociaux et rendre l’employeur passible de sanctions.

Quelles sanctions en cas de non-présentation de la DPAE ?

Le non-respect de l’obligation de réaliser une DPAE expose l’employeur à diverses sanctions:

• Civiles: Régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale.
• Administratives: Pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (soit 1 095 € par salarié non déclaré), fermeture administrative ou suppression des aides publiques.
• Sociales: Redressement forfaitaire par personne non déclarée.
• Pénales: Travail dissimulé et absence intentionnelle de DPAE.

En cas de dissimulation d’emploi salarié constatée par l’inspection du travail, l’employeur peut risquer jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende en tant que personne physique, et jusqu’à 225 000 € en tant que personne morale (société).

Si le travail dissimulé concerne un mineur ou une personne vulnérable ou dépendante, la sanction peut atteindre 5 ans d’emprisonnement et 75 000 € d’amende.De plus, un salarié victime de dissimulation d’emploi pourra réclamer des dommages et intérêts de l’ordre de 6 mois de salaire. L’absence de DPAE peut être considérée comme une infraction de travail dissimulé.

Autres obligations de l’employeur

Une fois la DPAE réalisée, l’employeur doit remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception. Cette formalité est considérée comme respectée si le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant le nom de l’organisme destinataire de la DPAE.

Dans certains cas spécifiques (si l’entreprise n’a réalisé aucune embauche au cours des 6 derniers mois ou si certaines informations de l’entreprise ont été modifiées), l’entreprise peut également être contrainte d’envoyer une déclaration préalable des personnes recrutées à l’inspection du travail.