Pour les entreprises, la maîtrise des coûts et l’optimisation des budgets restent un véritable défi. Ceci se révèle encore plus important dans un contexte économique où la fraude aux notes de frais devient de plus en plus fréquente. Il s’agit d’une stratégie utilisée par certains salariés pour obtenir un remboursement indu, en présentant des justificatifs erronés ou falsifiés. Pour les ressources humaines et la direction financière, il devient alors essentiel de maîtriser tous les aspects des fausses notes de frais pour mieux y faire face. Retrouvez donc dans cet article ses manifestations concrètes, les risques qu’elle représente pour l’entreprise, et quelques mesures préventives.
Fraude à la note de frais : un phénomène qui coûte cher aux entreprises
Aujourd’hui, la fraude aux notes de frais constitue un phénomène qui touche de plus en plus d’entreprises, peu importe le domaine d’activités. Ceci entraîne non seulement des dommages économiques, mais sape également la confiance au sein de l’entreprise et affecte directement sa rentabilité. Pour les ressources humaines, il demeure crucial de comprendre la nature et l’ampleur de ces pratiques afin de pouvoir y remédier efficacement.
Quels sont les exemples les plus fréquents ?
Pour reconnaître une fraude de fausses notes de frais, vous pouvez vous fier à divers éléments. Pour vous en donner une idée, voici quelques exemples :
- La falsification de justificatifs : certains salariés peuvent présenter des factures modifiées ou complètement inventées (par exemple, un repas professionnel dont le montant réel est bien inférieur à celui inscrit sur le reçu) ;
- La duplication de dépenses : le fraudeur peut soumettre plusieurs notes de frais pour un même déplacement ou événement pour obtenir plusieurs remboursements pour une seule dépense réelle ;
- Les dépenses personnelles déguisées en dépenses professionnelles : des frais de loisirs, des sorties ou des achats non liés directement à l’activité de l’entreprise peuvent être présentés comme étant liés à une mission professionnelle ;
- La surestimation des montants : certains salariés gonflent volontairement les montants réclamés pour des prestations ou des services réellement engagés, ce qui impacte directement les budgets alloués aux frais professionnels.
Ces pratiques représentent un coût non négligeable pour les entreprises, mais elles engendrent aussi d’autres conséquences pour l’entreprise : des pertes financières directes, une détérioration de l’image de l’entreprise, un climat de méfiance interne, etc.
Quels sont les risques encourus en cas de fraude à la note de frais ?
Comme vous pouvez vous en douter désormais, la fraude aux notes de frais ne se limite pas à une simple irrégularité comptable. Elle présente également d’autres risques pour l’entreprise et les individus impliqués. Pour les éviter, vous devez mettre en place des dispositifs de contrôle efficaces. Mais avant, découvrons ensemble quelques risques.
Un impact sur la rentabilité de l’entreprise
Une chose reste certaine : les fausses notes de frais représentent un coût direct pour l’entreprise. En effet, chaque euro facturé en surplus est payé par l’entreprise, ce qui peut logiquement affecter la rentabilité sur le long terme. Mais ce n’est pas tout. Les fausses notes de frais peuvent également entraîner des conséquences financières comme :
- La perte de ressources financières : les frais détournés ne peuvent pas être réinvestis, limitant ainsi la capacité de l’entreprise à se développer ou à innover ;
- L’allongement des cycles budgétaires : la fraude peut provoquer des révisions constantes des budgets alloués aux frais professionnels, causant des ajustements permanents perturbent la planification financière ;
- La détérioration de la confiance des parties prenantes : avec le temps, la crédibilité de l’entreprise auprès de ses partenaires, clients et investisseurs peut être remise en cause.
Des conséquences légales et juridiques
Au-delà des impacts financiers, la fraude aux notes de frais expose l’entreprise à des risques juridiques importants. En effet, cette pratique peut être assimilée à une forme de malversation ou d’abus de confiance. En conséquence, ceci peut donner lieu à :
- Des sanctions administratives et pénales : la fraude peut être sanctionnée par des amendes significatives, et dans certains cas, les dirigeants peuvent être tenus pour responsables ;
- Des recours judiciaires : les cas de fraude peuvent donner lieu à des poursuites judiciaires, engendrant des coûts supplémentaires en matière d’avocats et de procédures légales ;
- Des risques fiscaux : des dépenses non justifiées peuvent être requalifiées par l’administration fiscale, entraînant des redressements et des pénalités, avec de nombreuses répercussions sur le plan fiscal.
Pour le salarié, un licenciement pour faute grave
Comme vous pouvez vous en douter, les conséquences de la fraude aux notes de frais ne touchent pas uniquement les entreprises. Elles concernent aussi les premiers impliqués : les salariés. En effet, pour l’employé, cette fraude constitue une violation grave des règles de conduite au sein de l’entreprise. Les retombées peuvent donc être très sévères :
- Le licenciement pour faute grave : la découverte d’une fraude aux notes de frais entraîne une procédure disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement ;
- Les sanctions disciplinaires internes : d’autres sanctions telles que l’exclusion des avantages ou une mise à pied temporaire peuvent être appliquées selon le cas ;
- L’impact sur la relation de confiance : même en cas de mesures correctives, la fraude peut affecter la réputation professionnelle du salarié et miner la relation entre lui et son employeur.
Quelles actions mettre en place pour éviter la fraude aux notes de frais ?
Les conséquences des fausses notes de frais restent nombreuses et ne sont donc pas exhaustives. Pour faire face à ces risques, les ressources humaines doivent mettre en place des mesures préventives efficaces. Pour vous y aider, nous vous proposons quelques idées ici pour une gestion proactive.
Définir une politique de frais professionnels claire et rigoureuse
Pour prévenir la fraude, nous vous conseillons avant tout d’élaborer une politique de frais professionnels détaillée et transparente. Elle doit notamment :
- Décrire précisément les types de dépenses remboursables, pour distinguer ce qui relève des frais professionnels de ce qui ne l’est pas. Ceci permettra aussi de spécifier les plafonds, les modalités de remboursement et les justificatifs requis pour chaque type de dépense ;
- Fixer des règles de validation et de contrôle pour une procédure claire dans la soumission, l’examen et l’approbation des notes de frais. Ceci doit inclure des délais précis pour la transmission des justificatifs.
Toutefois, pour le respect de la politique de frais professionnels, pensez également à la formation des collaborateurs. Car, pour une politique efficace, elle doit être communiquée et expliquée à tous les employés. Organisez donc des sessions de formation régulières et des rappels sur les bonnes pratiques de soumission des notes de frais pour sensibiliser et prévenir les comportements frauduleux.
Effectuer des contrôles aléatoires et réguliers
Retenez aussi que vous ne devez pas vous contenter de mettre en place une politique de frais professionnels claire et rigoureuse. Pour une meilleure gestion, établissez également des contrôles réguliers et, surtout, aléatoires. Ceci prendra en compte :
- Des audits internes et externes : ceci permettra de vérifier la conformité des notes de frais aux règles établies (faire appel à des cabinets externes pour une objectivité totale) ;
- Des technologies de vérification : leur utilisation servira à digitaliser les notes de frais pour faciliter l’analyse et le suivi des dépenses (vous trouverez des outils de contrôle automatisés, capables de détecter des incohérences ou des montants anormalement élevés) ;
- Un système de signalement : mettre en place un canal de communication confidentiel permettra aux employés de signaler anonymement des irrégularités afin de contribuer à la détection précoce des pratiques frauduleuses.
Automatiser la gestion des notes de frais
Pour réduire les risques de fraude, la digitalisation constitue aujourd’hui une solution incontournable. En effet, grâce à l’automatisation de la gestion des notes, vous éliminerez considérablement les erreurs humaines et les manipulations malveillantes. Avec les critères pour choisir un logiciel de notes de frais, vous trouverez facilement ce qui convient à votre entreprise. Notez également qu’une autonomisation vous offrira des avantages comme :
- L’analyse en temps réel des dépenses pour identifier rapidement toute anomalie et prendre des mesures correctives ;
- L’intégration avec les systèmes de paie et de comptabilité pour garantir une cohérence des données et faciliter la traçabilité des dépenses ;
- Le reporting et les tableaux de bord personnalisables pour permettre aux responsables des ressources humaines et aux finances de suivre l’évolution des dépenses et de détecter les tendances suspectes.
