La loi de finances pour 2025 a introduit un changement significatif concernant les logiciels et systèmes de caisse utilisés par les entreprises assujetties à la TVA. L’article 43 de cette loi met fin à la possibilité pour les éditeurs de logiciels de caisse de prouver la conformité de leurs outils par une simple attestation individuelle. Cette mesure, entrée en vigueur le 16 février 2025, vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA.
Auparavant, les entreprises qui effectuaient des livraisons de biens et des prestations de services à des clients particuliers et qui n’émettaient pas de factures étaient tenues d’utiliser un logiciel de caisse répondant à des conditions strictes d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. La conformité à ces exigences pouvait être attestée soit par un certificat délivré par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel. C’est cette seconde option qui est désormais supprimée.
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Certification obligatoire par un organisme accrédité
Désormais, la seule manière d’attester de la conformité d’un logiciel ou système de caisse est l’obtention d’un certificat délivré par un organisme accrédité. Cette évolution législative impose aux entreprises utilisatrices de s’assurer que leur logiciel de caisse est certifié par un tel organisme. Il incombe à l’éditeur du logiciel d’effectuer la demande de certification et de transmettre le certificat aux professionnels qui utilisent ses outils. Il est donc conseillé aux chefs d’entreprise de se rapprocher de leurs fournisseurs de logiciels pour s’informer sur l’état de la certification de leurs systèmes.
L’objectif principal de cette mesure est de lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA. Selon les parlementaires à l’origine de cette modification, l’auto-attestation posait des problèmes de vérification et pouvait faciliter la mise en place de fonctionnalités frauduleuses. Bien que le gouvernement ait exprimé des réserves quant à la lourdeur potentielle pour les petites entreprises, il a reconnu l’importance de travailler sur la sécurisation des logiciels de caisse pour contrer la fraude fiscale.
Délais et mise en conformité
Conscient des délais nécessaires à l’obtention de cette certification, l’administration fiscale a prévu une période de transition.
- Du 16 février 2025 au 31 août 2025, les entreprises utilisant un logiciel non certifié peuvent continuer à justifier de sa conformité par la production de l’attestation individuelle de l’éditeur.
- À compter du 1er septembre 2025, tout logiciel de caisse utilisé devra avoir fait l’objet d’une demande de certification de la part de son éditeur. L’éditeur devra pouvoir justifier d’un engagement ferme de mise en conformité auprès d’un organisme certificateur accrédité au plus tard le 31 août 2025. Cet engagement devra se traduire sous la forme d’un contrat signé, d’un devis accepté ou d’une commande ferme.
Entreprises concernées et exonérations
Cette réglementation s’applique à tous les professionnels assujettis à la TVA qui réalisent des transactions avec des particuliers et qui enregistrent les paiements via un logiciel ou système de caisse. Cela concerne aussi bien les commerces physiques que les activités de e-commerce, dès lors que le professionnel est assujetti à la TVA.
Cependant, certaines catégories de professionnels ne sont pas concernées par cette obligation de certification :
- Ceux qui réalisent uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels (B to B).
- Ceux qui réalisent exclusivement des opérations exonérées de TVA.
- Ceux qui bénéficient de la franchise en base de TVA (comme les micro-entrepreneurs).
- Ceux qui bénéficient du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.
- Ceux dont tous les paiements reçus sont intermédiés par un établissement bancaire établi en France ou dans un autre État de l’Union européenne.
Cette obligation de certification ne porte que sur les fonctions caisse enregistreuse/encaissement des logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), et non sur l’ensemble du logiciel.
Sanctions en cas de non-respect
Le non-respect de cette obligation expose l’entreprise à des sanctions financières. Toute entreprise utilisant un logiciel de caisse non certifié, en dehors des périodes de tolérance, est passible d’une amende de 7 500 euros par logiciel ou système de caisse concerné. Un délai de 60 jours peut être accordé pour se mettre en conformité, passé lequel une nouvelle amende de 7 500 euros pourra être appliquée.
Les chefs d’entreprise concernés devront prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que leurs logiciels de caisse soient conformes à la nouvelle réglementation dans les délais impartis, en se rapprochant de leurs éditeurs pour obtenir les informations et les certificats nécessaires.
