Formalités d’embauche d’un salarié : étape par étape

L’embauche d’un salarié suppose l’accomplissement de formalités obligatoires. Le non-respect de la plupart de ces obligations est qualifié de travail illégal et expose l’employeur à des sanctions pénales. 

1 – Pièces à produire

Préalablement à toute embauche, il faut demander au salarié de produire l’original de sa pièce d’identité et l’attestation de sa carte vitale, pour vérifier son âge et sa nationalité. 

2 – DPAE

Définition : la Déclaration Préalable À l’Embauche est une formalité essentielle pour les employeurs. 

Objectif : La DPAE doit être envoyée à l’URSSAF (ou la MSA si activité agricole) avant l’embauche du salarié. 

Elle permet de signaler l’embauche et de déclarer les informations nécessaires. 

Voie électronique : En principe, la DPAE doit être effectuée par voie électronique. Cela peut se faire via le site net-entreprises.fr ou par l’intermédiaire d’un tiers déclarant ou via le site dpae.fr 

Première embauche : En cas de première embauche, une déclaration préalable doit également être faite à l’inspecteur du travail. 

3 – Contrat de travail

Le contrat de travail fixe les éléments essentiels de la relation contractuelle entre l’employeur et le salarié. 

Il peut revêtir plusieurs formes : Contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, contrat à temps partiel, contrat en alternance, contrat aidé… les possibilités sont variées ! 

La rédaction du contrat de travail est essentielle : clauses du contrat en fonction des spécificités de l’entreprise et de l’emploi proposé. 

Son formalisme est dans certains cas est réglementé : 

• Pour le contrat à durée indéterminée : pas d’écrit obligatoire sauf si imposé par la convention collective. 
• Pour le CDD : un contrat écrit est obligatoire. 
• Pour le contrat à temps partiel : un contrat écrit est obligatoire. 

4 – Affiliation à la caisse de retraite de prévoyance et de complémentaire santé

Dans le but d’assurer la protection sociale des salariés, certaines affiliations sont obligatoires :

• Affiliation obligatoire à la caisse de retraite. 

• Affiliation aux organismes de prévoyance selon les dispositions de la convention collective, accord de branche, accord d’entreprise …) 

• Affiliation obligatoire à un régime collectif de frais de santé avec une couverture minimale, sauf cas de dispenses autorisés. 

5 – Registre unique du personnel

Tout salarié doit être inscrit sur le registre unique du personnel. 

Le registre unique du personnel doit comporter des informations obligatoires telles que : identification des salariés, emploi, qualification, dates d’embauche et le départ, type de contrat de travail … et doit être mis à jour à chaque survenance ou modification d’un évènement à mentionner. 

6 – Visite d’information et de prévention

Visite à effectuer, pour les salariés non soumis à des risques particuliers, dans les 3 mois à compter de la prise effective du poste de travail. 

7 – Documents à remettre à l’embauche d’un salarié

Lors de l’embauche d’un salarié, plusieurs documents doivent être remis afin de garantir la conformité aux obligations légales. Parmi ces documents, on retrouve :

• Notice d’information sur les accords collectifs applicables : convention collective et accords d’entreprise s’il y a lieu 
• Document récapitulant les informations contenues dans la DPAE 
• Notice d’information établie par l’organisme assureur relative à la complémentaire santé et à la prévoyance, si elle existe et un livret sur les dispositifs d’épargne salariale existant dans l’entreprise 
• Information du salarié qu’il bénéficie d’un entretien professionnel tous les 2 ans (ou selon la périodicité prévue pr accord collectif).