L’obligation de mise en place
La mise en place d’un régime de prévoyance est obligatoire pour les salariés cadres : versement d’une cotisation à la charge de l’employeur d’au minimum 1,5 % du salaire limité au plafond de la sécurité sociale, destinée à la constitution d’avantages décès complémentaires à ceux de la sécurité sociale (prévoyance dite « lourde »).
Mais les conventions collectives imposent souvent la mise en place de garanties de prévoyance complémentaire y compris pour les salariés non-cadres.
Par ailleurs, la loi a prévu, pour toutes les entreprises, la mise en place d’une couverture santé minimale obligatoire (mutuelle) pour tous les salariés, financée au moins à 50 % par l’employeur.
En cas de non-respect de leurs obligations légales ou conventionnelles, les employeurs devront prendre en charge les risques non assurés.
Au-delà de ces obligations, les employeurs peuvent mettre en place volontairement dans l’entreprise des régimes de prévoyance ou de mutuelle supplémentaires.
Information :
Le contrat conclu avec votre assureur doit être conforme aux prescriptions de la loi ou de votre convention collective.
L’entreprise qui souhaite changer d’organisme assureur, peut résilier à tout moment son contrat de complémentaire santé, une fois la première année de souscription passée.
Les modalités de mise en place
L’instauration d’un régime de prévoyance complémentaire doit se fonder sur un acte juridique :
- Convention ou accord collectif (branche ou entreprises),
- Ratification à la majorité des intéressés d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise,
- Décision unilatérale de l’employeur constatée dans un écrit remis à chaque intéressé.
Le contenu de cet acte juridique est encadré par la loi, il définit notamment les garanties accordées, les modalités de financement entre le salarié et l’employeur et les cas de dispense d’affiliation éventuels.
Information :
En cas d’existence dans l’entreprise d’un régime de prévoyance ou de frais de santé au-delà des obligations conventionnelles, assurez-vous d’avoir un accord d’entreprise ou une décision unilatérale pour formaliser sa mise en place et que cet accord ou décision unilatérale est en conformité avec les dernières évolutions législatives.
L’information des salariés
L’employeur doit obligatoirement remettre au salarié une notice d’information complète sur les garanties prévues par les contrats mis en place dans l’entreprise et leurs modalités d’application.
L’employeur doit être en mesure de prouver que tous ses salariés ont reçu la notice d’information.
À défaut, les clauses du contrat ne sont pas opposables au salarié qui pourra se retourner contre l’employeur en cas de préjudice.
Information :
Lorsque des modifications sont apportées au contrat, une nouvelle notice soit remise au salarié.
L’affiliation des salariés
Il appartient à l’employeur d’affilier, individuellement, chaque salarié bénéficiaire, aux régimes de prévoyance existants dans l’entreprise.
De même lorsqu’un salarié quitte l’entreprise l’employeur doit procéder à sa radiation auprès de ses régimes.
Information :
Dans certains cas, le salarié peut demander à être dispensé d’affiliation.
La portabilité de la prévoyance
En cas de rupture du contrat de travail ouvrant droit à prise en charge par le régime d’assurance chômage (licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD, démission légitime…), le salarié bénéficie du maintien des garanties « santé » et « prévoyance » dont il bénéficiait dans son ancienne entreprise.
Le maintien des garanties est assuré pendant la période de chômage, pour une durée maximale égale au dernier contrat, dans la limite de 12 mois.
Des accords de branche peuvent prévoir parfois des durées de maintien plus longues. Le financement est assuré par mutualisation, c’est-à-dire sans coût supplémentaire pour le salarié.
L’employeur informe le salarié de son droit à portabilité en portant une mention sur le certificat de travail. Il informe également l’organisme assureur de la cessation du contrat de travail.
Information :
Il incombe à l’ancien salarié de justifier auprès de l’organisme assureur, à l’ouverture et au cours de la période de maintien des garanties, qu’il remplit les conditions requises pour bénéficier du dispositif.
Le financement de la prévoyance complémentaire
Il est assuré en principe par des cotisations à la charge du salarié et de l’employeur.
La prise en charge de l’employeur est exonérée de cotisations sociales si les contrats satisfont à certaines conditions et si les montants financés sont compris dans certaines limites.
Les cotisations patronales au financement des régimes de prévoyance complémentaire supportent la CSG et la CRDS.
Elles sont également assujetties au forfait social pour les entreprises de 11 salariés et plus.
Toutefois, en cas de franchissement de ce seuil de 11 salariés, l’entreprise reste exonérée de forfait social pendant 5 ans. Les cotisations patronales finançant les garanties « frais de santé » (mutuelles) constituent un avantage pour le salarié et sont, à ce titre, soumises à l’impôt sur le revenu.
Information :
Il convient de s’assurer qu’en cas de contrôle URSSAF vous pourrez bien bénéficier de l’exonération de cotisations sociales : documents à produire, régimes collectifs et obligatoires, cas de dispenses, contrats responsables…
Les cotisations patronales finançant la prévoyance (hors frais de santé) sont intégrées au « Montant net social » figurant sur le bulletin de paie et servant de base à certaines prestations sociales.
A RETENIR :
La prévoyance complémentaire est définie comme l’ensemble des garanties instituées par les entreprises au profit de tout ou partie de leur personnel, afin de compléter les prestations servies par la sécurité sociale en matière de couverture des risques maladie, incapacité, invalidité et décès.
Sa mise en place peut être facultative pour l’entreprise ou lui être imposée par la loi, une convention ou un accord collectif de branche.
Dans tous les cas, elle entraîne un certain nombre d’obligations qui engagent la responsabilité de l’employeur.
