La question de la durée de conservation des fiches de paie revient dans les discussions régulièrement, tant pour le salarié que pour l’employeur. Dans cet article, vous trouverez les obligations légales et les bonnes pratiques liées à la gestion dans le temps de vos bulletins de paie.
Pour le salarié
Concernant le salarié, aucune durée de conservation minimale n’est légalement imposée. Cependant, il est fortement recommandé de conserver ses fiches de paie sans limitation de durée. Cette recommandation figure d’ailleurs obligatoirement sur les bulletins de salaire :
» Pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée. «
Bien qu’aucune sanction ne soit prévue en cas de non-respect, la conservation des bulletins de paie est dans l’intérêt du salarié. En effet, ces documents servent de justificatifs pour de nombreuses démarches administratives tout au long de sa vie. On peut citer, entre autres :
- Le calcul des droits à la retraite: les bulletins de paie sont essentiels pour déterminer le montant de la pension de retraite.
- Les demandes de crédit: les banques demandent souvent les derniers bulletins de paie pour évaluer la solvabilité de l’emprunteur.
- Les dossiers de location immobilière: les propriétaires bailleurs peuvent exiger les fiches de paie pour s’assurer de la capacité du locataire à payer son loyer.
- Les déclarations d’impôts: les bulletins de paie permettent de justifier les revenus perçus et de bénéficier d’éventuelles réductions d’impôts.
- La demande de droits au chômage: France Travail se base sur les fiches de paie pour calculer le montant des allocations chômage.
Pour l’employeur
Du côté de l’employeur, la loi impose une durée de conservation minimale pour les fiches de paie de ses salariés. Cette obligation s’applique aussi bien aux documents au format papier qu’aux documents numériques.
Concrètement, l’employeur doit conserver une copie des bulletins de salaire de chaque salarié pendant une durée minimale de 5 ans. Ce délai commence à courir à partir de la date de transmission de la fiche de paie au salarié. Cette transmission peut se faire par voie postale, par voie électronique, ou par remise en main propre.
Le non-respect de cette obligation expose l’employeur à des sanctions. En cas de contrôle de l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de présenter les bulletins de paie de ses salariés. Tout manquement peut entraîner une amende pouvant aller jusqu’à 450€ par bulletin de paie manquant.
Concernant les bulletins de paie dématérialisés, l’employeur doit en garantir l’accès au salarié pendant une durée beaucoup plus longue. Deux options s’offrent à lui :
- Garder les bulletins de paie numériques disponibles pendant 50 ans.
- Les conserver jusqu’aux 75 ans du salarié.
En cas de cessation d’activité de l’employeur, ou si ce dernier change de prestataire pour la conservation des bulletins de paie électroniques, les salariés doivent être prévenus au moins trois mois à l’avance. Cela permet aux salariés de récupérer leurs documents avant la fermeture du service.
Si la conservation des bulletins de paie n’est pas soumise à une durée légale pour le salarié, elle est fortement conseillée. Pour l’employeur, la conservation des fiches de paie est une obligation légale, avec des délais variables selon le format du document.
