En tant qu’employeur, il est essentiel de comprendre les obligations légales liées à la conservation des documents sociaux. La gestion et l’archivage appropriés de ces documents ne sont pas seulement une question de conformité, mais aussi un gage de sérénité en cas de contrôle ou de vérification par les autorités compétentes.
Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, connaître les délais de conservation des documents relatifs à vos salariés vous permettra de mieux structurer vos archives et d’éviter des sanctions potentielles.
| TYPE DE DOCUMENTS | DURÉE DE CONSERVATION LÉGALE | DURÉE DE CONSERVATION SUGGÉRÉE |
| Accusé de réception de la DPAE | Jusqu’à l’accomplissement de la déclaration sociale nominative | |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | Illimitée |
| Fiche individuelle de répartition de la participation ou de l’intéressement | 20 ans | |
| Registre unique du personnel | 5 ans – À partir du départ du salarié | Illimité |
| Contrat de travail, reçu pour solde de tout compte, lettre de licenciement, rupture conventionnelle | 5 ans – Après l’expiration du contrat de travail | 20 ans |
| Document relatif aux charges sociales et aux salaires à fournir en cas de contrôle URSSAF | 6 ans | 10 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | 5 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an | 5 ans |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle au titre de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail. Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans | |
| Document unique d’évaluation des risques professionnels | 40 ans – À conserver dans ses versions successives |
